Nebenkostenabrechnung - Betriebskostenabrechnung

Die Abrechnung der Vorauszahlungen für Betriebskosten hat jährlich zu erfolgen, so bestimmt es § 556 Abs. 3 S. 1 Hs. 1 BGB, der ausschließlich auf Mietverhältnisse über Wohnraum Anwendung findet. Bei der Abrechnung hat der Vermieter den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten, § 556 Abs. 3 S. 1 Hs. 2 BGB.

Maßgeblicher Abrechnungszeitraum

Das Gesetz geht in § 556 Abs. 3 S. 1 Hs.1 BGB von einer jährlichen Gesamtabrechnung aller Nebenkosten durch den Vermieter aus. Dies folgt aus der Bestimmung in § 556 Abs. 3 S. 4 BGB, wonach der Vermieter zu Teilabrechnungen nicht verpflichtet ist, sondern mit der Abrechnung solange warten kann, bis ihm eine Gesamtabrechnung aller angefallenen Kosten für den maßgeblichen Abrechnungszeitraum möglich ist. Eine Verpflichtung des Vermieters zu einer getrennten Abrechnung kann sich aber aus dem Mietvertrag ergeben. Im Zweifel ist jedoch entsprechend dem gesetzlichen Regelfall des § 556 Abs. 3 S. 4 BGB  eine einheitliche Abrechnung anzunehmen.

Der Mieter hat allerdings mit Eintritt der sogenannten Abrechnungsreife einen Abrechnungsanspruch gegen den Vermieter. Demnach ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen, § 556 Abs. 3 S. 2 BGB.

Anforderungen an die Abrechnung

Die Abrechnung der Betriebskosten muss dem Mieter in schriftlicher Form zugestellt werden. Dabei muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen: Angabe des Abrechnungszeitraums, Zeitpunkt der Erstellung, Bezeichnung des Mietobjekts und die Bezeichnung der Mieter.

Neben Schriftform und Zugang muss die Abrechnung somit ganz bestimmte Kernangaben enthalten und grundlegenden Anforderungen gerecht werden.

Ein Anspruch des Vermieters auf Nachzahlung von Nebenkosten besteht nämlich lediglich dann, wenn dem Mieter eine ordnungsgemäße Abrechnung zugeht (BGH, Urteil v. 27.11.02, VIII ZR 108/02).

Formelle Pflichtangaben in der Abrechnung

Zu ihrer Wirksamkeit bedarf die Abrechnung vier unentbehrlicher Mindestangaben. Nur wenn sich diese Angaben aus der Abrechnung ergeben, ist sie mietrechtlich formell wirksam, und vermag in grundsätzlicher Weise die Fälligkeit eines Nachzahlungsanspruchs zu begründen (BGH, Urteil v. 14.02.07, VIII ZR 1/06).

Folgende Pflichtangaben sind in einer Abrechnung unverzichtbar:

  • eine geordnete Zusammenstellung der gesamten Ausgaben und Einnahmen
  • die Angabe und Erläuterung des zugrunde liegenden Umlageschlüssels
  • die Berechnung des auf die Wohnung des Mieters entfallenen Anteils der Kosten
  • die von dem Mieter geleisteten Vorauszahlungen

Eine Abrechnung, die diesen Kriterien nicht genügt, ist unbeachtlich. Dem Mieter steht in diesen Fällen ein Anspruch auf Nachbesserung beziehungsweise auf Erteilung einer neuen Abrechnung zu. Die zitierte Rechtsprechung betrachtet die Betriebskostenabrechnung als die Feststellung eines Rechenergebnisses. Sie unterliegt deshalb den Grundsätzen des § 259 BGB, die den Umfang der Rechenschaftspflichten des Vermieters vorgeben.

Nachvollziehbarkeit, Klarheit Übersichtlichkeit der Abrechnung

Die Rechtsprechung verlangt für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung darüber hinaus, dass sie klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein muss. Das ist der Fall, wenn ein durchschnittlicher Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels und der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen (BGH, Urteil v. 19.11.08, VIII ZR 295/07).

Wird die Abrechnung dem nicht gerecht, entsteht ein möglicher Nachzahlungsanspruch des Vermieters erst gar nicht.

Übersichtlichkeit

Der Grundsatz der Übersichtlichkeit gebietet insbesondere, die Abrechnung nach einzelnen Betriebskostenarten aufzuschlüsseln. Der Mieter muss der Aufstellung entnehmen können, für welche Kostenart Ausgaben in welcher Höhe angefallen sind. Diesen Vorgaben genügt eine Abrechnung nicht, wenn lediglich Allgemeinpositionen gebildet werden, die keine exakte Zuordnung erkennen lassen. Ein Abrechungsposten „Allgemeinstrom“ wäre dementsprechend unzulässig, denn er würde über den Regelungsinhalt des § 2 Nr. 11 BetrKV hinausgehen, der eine Umlage nur in den dort speziell aufgeführten Fällen erlaubt.

Nachvollziehbarkeit

Nachvollziehbar ist die Abrechnung nur, wenn sie auch das notwendige Datenmaterial für ihr Verständnis liefert. So ist der Vermieter gehalten, bei der Abrechnung verbrauchsabhängiger Betriebskosten auch die erfassten Daten und Zahlen mitzuteilen, die die rechnerische Basis für die Höhe der Nachzahlung bilden. Dieser Zweck der Abrechnung wäre verfehlt, wenn der Vermieter sich damit begnügt, seine Nachzahlungsforderung auf eine „Abrechnung gemäß Zählerstand“ zu stützen.

Klarheit

Schließlich muss die Abrechnung klar und widerspruchsfrei sein. Ihr Inhalt muss sich dem Mieter ohne komplizierte Rechenoperationen erschließen. Deshalb ist zum Beispiel die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils an den Kosten durch Teilung sämtlicher Kosten mit dem Umlageschlüssel unter Abzug seiner Vorauszahlung gemeinverständlich darzustellen.

Erläuterungspflicht bezüglich der Mindestangaben

Das Gebot zur nachvollziehbaren, klaren und übersichtlichen Abrechnung verpflichtet den Vermieter, seine Mindestangaben entsprechend zu erläutern. Regelmäßig ist es dem Mieter nur dann möglich, die inhaltliche Richtigkeit und Plausibilität der Betriebskostenabrechnung zu prüfen, wenn die Grundlagen und Zusammenhänge der rechnerischen Bezugsgrößen und Einflussfaktoren dargestellt werden.

Dementsprechend ist der Verteilerschlüssel im Einzelnen zu erläutern (BGH, Urteil v .09.04.08, VIII ZR 84/07; BGH, Urteil v. 28.05.05, VIII ZR 261/07). Desgleichen lösen nicht unwesentliche Erhöhungen einzelner Kostenpositionen eine Darlegungs- und Erklärungspflicht aus (LG Kiel, Urteil v. 09.02.95, 8 S 218/94; AG Köln, Urteil v. 10.04.96, 207 C 216/95; AG Wedding, Urteil v. 25.04.01, 3 C 481/01).

Auch die Verbrauchswerte müssen dem Mieter auseinandergesetzt werden, wenn ein Vergleich mit der vorangegangenen Ablesung oder Erfassung eine erhebliche Abweichung zeigt (BGH, Urteil v. 28.05.08, VIII ZR 261/07). Bei gemischter Nutzung sind sowohl generell die Gesamtkosten als auch die Gesamtkosten, die ausschließlich auf die nicht-gewerblichen Mieter entfallen, auszuweisen (BGH, Urteil v. 11.09.07, VIII ZR 1/07). Die Rechtsprechung wendet diese Grundsätze auch auf die Heizkostenabrechnung an. Eine Heizkostenabrechnung muss auch hinsichtlich der Berechnungsschritte in sich verständlich und nachvollziehbar sein, sonst ist sie formell unwirksam und nach Ablauf der Ausschlussfrist nicht mehr zu heilen (AG Hamburg-Harburg, Urt. v. 16.06.06, 641 C 464/04).

Letzte Aktualisierung: 19.01.2016

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